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9 2023 14 l ManageMent Recht l Auf der Spur verlorener Geräte Ein Schattenreich der Datenleichen verwaiste Vermögenswerte und vergessene Schätze Das ist die düstere Seite des Asset-Managements Jeder kennt es jeder hat es aber kaum jemand kümmert sich darum Warum nur? Autorin Linda Schmittner Redaktion Jörg Schröper diverse Flex-Office-Schreibtische und am Ende landen sie im Homeoffice in Buxtehude Als Field-Manager ist es eine wahre Herausforderung den Überblick zu behalten und alles ordentlich zu dokumentieren trotz der teuren Asset-Management-Software Dabei liegt es nicht an der Software selbst Der springende Punkt ist viel eher der dass das System nur so gut ist wie es gepflegt wird Ohne laufende Aktualisierungen und ständige Datenpflege ist sie genauso nützlich wie ein Schwimmring in der Wüste Und genau dort liegt der Hase im Pfeffer Die Datenqualität in den Asset-Datenbanken vieler Unternehmen liegt oft jenseits von Gut und Böse Einfach weil es so aufwendig ist sie aktuell zu halten Daher ist es kaum verwunderlich dass IT-Verantwortliche und Field-Service-Mitarbeiter in Panik ausbrechen wenn das Wort „Inventur“ fällt Schließlich bedeutet dies dass sie sich ins große Unbekannte – ins Schattenreich der Assets – vorwagen müssen Bewaffnet lediglich mit meterlangen Listen und einem Stift Das Ergebnis? Garantiert mindestens ein Nervenzusammenbruch Erfolgreiches Asset-Management Ein solches Drama muss jedoch nicht zwangsläufig sein Mit der richtigen Vorgehensweise und dem passenden Werkzeug kann das Asset-Management schnell auf Vordermann gebracht werden – und dies mit überschaubarem Aufwand Der erste Schritt ist dabei stets einen klaren Prozess zu definieren Bei dem Wort bekommen die Beteiligten bereits Schweißperlen auf der Stirn? Sie sehen komplizierte Schaubilder und Diagramme vor ihrem inneren Auge? Das ist unnötig Grundsätzlich basiert die ganze Magie auf drei Säulen Der Einbuchung der Umbuchung und der Ausbuchung Einmal grundlegend definiert und im Asset-Management-System integriert schafft ein solcher Prozess das Fundament um Ordnung in der wilden Asset-Welt zu schaffen Wichtig sind dabei klare Regeln und ein Bewusstsein für die Bedeutung von Asset-Management bei allen Beteiligten So sollte zum Beispiel genau geregelt sein wie die Beantragung und Auslieferung eines neuen Assets für einen Mitarbeitenden vonstattengehen müssen Formular Ticket oder Service-Management-System à la „Click and collect“? Das Unternehmen nutzt nun also eine hervorragende Asset-Management-Software und hat einen zugrundeliegenden Prozess sauber definiert Das ist bereits ein wichtiger Schritt der allerdings nicht ausreicht Schließ-Der Asset-Jäger Der schlaue Asset-Jäger weiß Er benötigt ein Werkzeug – ein Scanner muss her ➤ Einer der Gründe für das Desinteresse könnte sein dass Asset-Management oft als mühsam und kompliziert empfunden gilt obwohl es so wichtig ist Und dabei gibt es Möglichkeiten das Handwerk eines wahren Asset-Jägers zu erlernen Für ein Asset-Management das funktioniert Man sieht es bildhaft vor sich ein staubiger Raum in dem verlassene Geräte traurig in der Ecke liegen Vergessene Rechner einsame Mäuse Bildschirme die einst in voller Pracht erstrahlten In den digitalen Akten sind sie aufgelistet Aber irgendwie sind sie dennoch gewissermaßen zwischen den Zeilen verloren gegangen Niemand weiß mehr wo sie sind wann und für wen sie angeschafft wurden oder ob sie noch funktionieren Also werden sie einfach ersetzt Zurück bleiben Datenleichen und totes Kapital Das Schattenreich der Assets Doch wie kommen all diese verlorenen Schätze zustande? Warum verschwinden teure Geräte einfach in den Untiefen der Organisation? Und wie lässt sich dieses untote Dasein in muffigen Lagerräumen beenden? Zunächst zu den Hintergründen Die heutige Welt des Asset-Managements ist in ständiger Bewegung Assets wechseln laufend ihre Plätze und Besitzer Sie sind so sprunghaft wie ein Flohzirkus außer Rand und Band Mal finden sie sich brav im vorgesehenen Büro am Unternehmensstandort dann wandern sie plötzlich über Bild Consulting 4IT