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9 2023 ManageMent Recht l Auf der Spur verlorener Geräte l 15 lich liegen immer noch viele verstaubte Assets im Keller während andere einfach komplett fehlen Wie bekommt man das nun ins System ohne mühsam alles von Hand einzutippen und den Field-Manager damit in den Wahnsinn zu treiben? Kleines Gerät große Wirkung Der schlaue Asset-Jäger weiß Er benötigt ein Werkzeug Eines das die reale Welt der Hardware mit der digitalen Welt der Software verbinden kann Dabei sollte es Daten übertragen können und mit dem System kompatibel sein Handlich und einfach zu bedienen transportabel unkompliziert Ganz klar Ein Scanner muss her Denn mit einem solchen Asset-Scanner ausgestattet wäre nun vom Azubi bis zum Field Manager jeder IT-Mitarbeiter in der Lage sämtliche Assets digital zu erfassen – manuelles Eintragen und Tippfehler ade Denn dazu müsste derjenige lediglich die Barcodes der Assets einscannen woraufhin sich deren Informationen direkt in das Asset-Management-System übertragen lassen Dort könnte ein Abgleich mit den Soll-Daten pro Raum oder Bereich stattfinden um zu prüfen ob alle registrierten Geräte auch dort sind wo sie sein sollten Und wenn eines fehlt oder ein Gerät auftaucht das bisher nicht dort vermerkt war könnte es direkt registriert werden So könnte sich ab sofort kein Asset mehr verstecken Besser noch Verlorene Schätze ließen sich aufspüren und zurück in die produktive Nutzung bringen womit unnötige Neuanschaffungen passé wären Auch bei der Registrierung von Neuware wäre ein solcher Scanner Gold wert Wie schnell ließe sich eine neue Ladung Laptops einscannen und damit im System erfassen – inklusive automatischen Abgleichs mit der Lieferantenliste? Mit einer einmaligen unternehmensweiten Scan-Aktion wäre es natürlich nicht getan um ein mustergültiges Assetmanagement zu betreiben Denn dafür müssten zusätzlich regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen der Assets stattfinden Also doch wieder hoher Aufwand und viel Arbeit? Nun ganz ohne Mühen geht es nicht Doch man kann es sich so einfach wie möglich machen Als Field-Manager könnte man beispielsweise Geräte einfach im Vorbeigehen scannen wenn man ohnehin im Gebäude unterwegs ist – Stichwort „Ongoing-Inventur“ Dies aktualisiert den Bestand regelmäßig und böse Überraschungen bleiben aus Kleiner Tipp Versieht man zusätzlich sämtliche Räumlichkeiten des Unternehmens mit einem QR-Code der mit dem Asset-Management-System verknüpft ist wird es noch einfacher Dies ermöglicht es alle gescannten Assets direkt den jeweiligen Büros oder Lagern zuzuordnen Raum gescannt Assets gescannt et voilà Schon sind alle Daten des entsprechenden Zimmers aktualisiert Traum oder Realität? So also könnte ein effizientes Assetmanagement aussehen Das Schattendasein vergessener Assets wäre endlich beendet Totkapital wäre Schnee von gestern Datenleichen eliminiert Der Lebenszyklus sämtlicher Assets könnte lückenlos von Lieferung bis Ausbuchung begleitet werden Ob das Ganze nur ein Traum bleibt oder zur Realität wird liegt beim Nutzer Die technischen Möglichkeiten gibt es auf dem Markt Testen lohnt sich Linda Schmittner ist bei Consulting 4IT in Waldbronn tätig Einmal grundlegend definiert und im Asset-Management-System integriert schafft ein passender Prozess das Fundament um Ordnung in die Asset-Welt zu bringen Bild Consulting 4IT