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1 l 2023 24 l branchenSpezial öffentlicher Sektor l Vergabe öffentlicher Aufträge Komplexe Verfahren meistern In den vergangenen Jahren sind in Deutschland viele infrastrukturelle Digitalisierungsprojekte angestoßen oder abgeschlossen worden auch im öffentlichen Bereich Behörden und öffentliche Verwaltungen sind im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen jedoch an bestimmte Verfahrensweisen beim Einkauf und der Inanspruchnahme von IT-Komponenten beziehungsweise IT-Services gebunden Autor Michael Gottwald Redaktion Diana Künstler ➤ Da öffentliche Aufträge unter Verwendung von öffentlichen Geldern und von Einrichtungen mit besonderen wettbewerbsrechtlichen Anforderungen vergeben werden unterliegen diese ab einem bestimmten Auftragsvolumen einer Ausschreibungspflicht Seit dem 01 01 2022 gelten neue EU-Schwellenwerte die jedoch nach Art der Leistung – wie zum Beispiel Bauleistungen Lieferleistungen und Dienstleistungen – des öffentlichen Auftraggebers und dem jeweils zuständigen Bundesland variieren können Die Schwellenwerte ergeben sich aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB und betragen für Lieferund Dienstleistungsaufträge von oberen Bundesbehörden 140 000 Euro für alle anderen Lieferund Dienstleistungsaufträge ab 215 000 Euro Rund 90 Prozent aller öffentlichen Aufträge liegen im Unterschwellenbereich und werden durch die Unterschwellenvergabeordnung UVgO geregelt Liegt der geschätzte Auftragswert über diesem Schwellenbereich orientiert sich der Rechtsrahmen und das Vergabeverfahren an der Verordnung für die Vergabe öffentlicher Aufträge VgV Insbesondere komplexere IT-Projekte wie etwa die Einführung von ERP-ECModer HR-Lösungen liegen vielfach über diesem Schwellenwert und müssen öffentlich oder gar EUweit ausgeschrieben werden Neben der VgV und dem GWB sind zudem die Verdingungsordnung für Leistungen VOL und die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen kurz EVB-IT als gesetzliche Grundlage für das Vergabeverfahren heranzuziehen Je nach Gegenstand des Auftrags werden innerhalb der EVB-IT verschiedene Vertragsarten unterschieden zum Beispiel IT-Kauf -Dienstleistung -Instandhaltung -Erstellung -Service -System Komplettlösung inklusive Hardware Software und Dienstleistung IT-Systemlieferung oder -Überlassung Typ A Einmalvergütung und Typ Bperiodische Vergütung Sowohl die gesetzlichen Grundlagen als auch die konkrete Ausgestaltung des Vergabeverfahrens größerer öffentlicher Aufträge sind mitunter so komplex dass vielfach spezialisierte Fachanwälte für Vergaberecht und spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden um einerseits die für die öffentliche Ausschreibung notwendigen Dokumente vorzubereiten und zum anderen das Vergabeverfahren als solches Compliancekonform umzusetzen Ablauf des Vergabeverfahrens Üblicherweise gliedern sich die Vergabeverfahren in folgende Phasen u Bedarfserfassung Bedarfsanalyse und Feststellung Machbarkeitsund Wirtschaftlichkeitsbetrachtung notwendige Haushaltsmittel u Verfahrensvorbereitung Markterkundung Festlegung von Eignungs-Ausschlussund Bewertungskriterien Erstellung der Vergabedokumente wie Anforderungskatalog Ausschreibungs-Insbesondere die Verfahrensvorbereitung ist bei der öffentlichen Ausschreibung von IT-Projekten ein neuralgischer Punkt der viele Organisationen der öffentlichen Hand nicht nur ressourcenseitig sondern auch inhaltlich vor Herausforderungen stellt Denn oftmals fehlt es schlicht an der notwendigen Expertise