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1 l 2023 Grundprinzipien der Vergabeverordnungen ➤ Dem komplexen Rechtsrahmen zur Vergabe öffentlicher Aufträge liegen im Wesentlichen die folgenden Grundprinzipien zugrunde branchenSpezial öffentlicher Sektor l Vergabe öffentlicher Aufträge l 25 und Rahmenbedingungen Bewerbungsbedingungen Zuschlagskriterien Kriterienkatalog für Angebot Preisblatt und Vertragsunterlagen Leistungsbeschreibungen Vertragsbedingungen Systemvertrag ADV-Vertrag u Auswahlverfahren Schätzung des Auftragsvolumens Festlegung des Vergabeverfahrens öffentliche Ausschreibung Angebotsbewertung und Zuschlag u Abwicklung Vertragsgestaltung Projektmanagement Organisation Projektdokumentation Meldeund Berichtspflichten Projektumsetzung Insbesondere die Verfahrensvorbereitung ist bei der öffentlichen Ausschreibung von IT-Projekten ein neuralgischer Punkt der viele Organisationen der öffentlichen Hand nicht nur ressourcenseitig sondern auch inhaltlich vor Herausforderungen stellt da es oftmals schlicht an der notwendigen Expertise fehlt Die fehlende oder missverständliche Benennung von Eignungskriterien in der Bekanntmachung die fehlende Benennung von Unterkriterien oder eine fehlende Kriteriengewichtung etwa sind schwere Vergabemängel und können zu Nachprüfungsverfahren oder zur Aufhebung von öffentlichen Ausschreibungen führen Bei Aufträgen die etwa in die EVB-IT Klasse der „IT-Systeme“ inklusive Software Hardware und komplementären Dienstleistungen fallen können die Leistungsbeschreibungen Preisblätter sowie Anforderungsund Kriterienkataloge zudem sehr komplex werden Auch Rückfragen der Bieter zu den Vergabeunterlagen gehören zum Standard öffentlicher Ausschreibungen daher sollten Angebotssowie Zuschlagsund Bindefristen nicht zu eng bemessen werden Denn auch die unterlassene Beantwortung oder nicht hinreichende Prüfung von Bieterfragen können ebenfalls schwerwiegende Verfahrensfehler darstellen Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet eindeutige und klare Vorgaben zu machen Eingehende Bieterfragen können daher ein Hinweis auf potenzielle Mängel in den Vergabeunterlagen sein Unterlässt der Auftraggeber in dem Fall die Korrektur oder beantwortet die Bieterfragen nur bilateral und leitet diese nicht wie das Gleichbehandlungsprinzip es vorsieht an alle Bieter weiter kann hieraus ebenfalls ein Verfahrensfehler abgeleitet werden Hinzuziehen von Vergabeund IT-Beratern Die Aufgabe eines externen Vergabe-Beraters besteht darin Verfahrensmängel im Vorfeld und im Zuge des Vergabeverfahrens zu vermeiden und ein aktives Risikomanagement sowohl im Vergabeprozess als auch bei der anschließenden Systemeinführung sicherzustellen Spezialisierte IT-Berater sollten zudem nicht nur Unterstützung bei der Angebotsbewertung leisten können etwa indem eingereichte Konzepte für die Umsetzung der Anforderungen bei Anpassungen auf Quellcodeebene überprüft werden sondern auch die Koordination und Führung des Projektteams übernehmen Dazu gehören etwa die Vorbereitung Moderation und Nachbereitung von Projektreviews und Einführungsworkshops Projektdokumentation Projekthandbuch und der Bewertung von Change Requests und deren Auswirkungen auf das Gesamtsystem Michael Gottwald Geschäftsführer Softselect Gleichbehandlung Diskriminierungsverbot und gleiche Chancen für alle potenziellen Auftragnehmer Wirtschaftlichkeit möglichst kostengünstige Beschaffung aber nicht das billigste Angebot sondern das wirtschaftlichste Angebot ist zu präferieren Transparenz nachvollziehbare Dokumentation und Bereitstellung aller relevanter Informationen für sämtliche Beteiligten Wettbewerb Förderung und Stärkung der Wirtschaft mit ausreichender Berücksichtigung des Mittelstands Bild lacheev-123rf