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digitalpioniere l 7 ❶ Trommer Heute stellt sich kaum ein Unternehmen mehr die Frage ob die Digitalisierung sich lohnt es geht vielmehr um das Was und Wie Als innovatives Maschinenbau-Unternehmen sind wir mit der KTR Systems schon ziemlich weit in der digitalen Transformation Speziell die Einkaufsabteilung überprüft und optimiert seit 2019 intensiv tägliche Routinen auf Prozessbeschleunigung Vereinheitlichung und Vereinfachung Dadurch dass wir schon früh die digitale Transformation angegangen sind ergibt sich jetzt – bei den globalen Lieferkettenproblemen – kein lokaler Handlungszwang in Sachen Digitalisierung Stattdessen können wir von den Vorteilen digitaler Prozesse profitieren – beispielsweise im Bereich der indirekten Beschaffung der sehr aufwändige Verfahren und Prozesse birgt Meyer In erster Linie spielt die Vereinfachung der Kommunikation eine große Rolle Wurden ehemals Listen hin und her geschickt ging man dann dazu über in Portalen zu arbeiten wo sich der jeweils andere Partner einloggt Heute sind APIs also Schnittstellen zwischen den Systemen üblich So haben alle Parteien einen guten Überblick über die Details des Auftrages oder der Bestände Schlotter Viele IT-Projekte waren mit zu hohem Implementierungsaufwand Kosten und Fehleranfälligkeit verbunden Doch für unsere Zukunftsfähigkeit war Digitalisierung unumgänglich da wir als Schwäbische Werkzeugmaschinen GmbH stetig weitergewachsen sind Auch der steigenden Komplexität im Einkauf einhergehend mit Lieferengpässen musste digital begegnet werden um Resilienz in Bezug auf die Lieferkette herzustellen Unternehmen die in diesem Bereich auf analoge Systeme bauen fehlt Transparenz über die Entwicklung aller Lieferanten Warengruppen und Artikel einhergehend mit hohen Einsparungspotentialen ❷ Trommer Bis vor drei Jahren wickelte unsere Einkaufsabteilung die indirekte Beschaffung über die jeweiligen Online-Marktplätze und digitalen Portale der Lieferanten ab Eine tatsächliche Optimierung der Arbeitsabläufe war das jedoch kaum denn der Beschaffungsprozess durchlief immer noch die aufwändigen analogen Verwaltungsstufen Zudem war Maverick Buying also das unkontrollierte Einkaufen mancher Mitarbeitenden an der Einkaufsabteilung vorbei ein Problem Dann haben wir mit der eProcurement-Plattform Simple System eine Lösung gefunden Alle unsere verschiedenen Bezugsquellen wurden in einer Lösung zentral zusammengefasst können jedoch dezentral von den KTR-Nutzern bedient werden Für uns die optimale Lösung da sie direkt in unser SAP und die dahinterliegende Rechnungsprüfungssoftware integriert ist Meyer Bei Willenbrock einem mittelständischen Unternehmen mit circa 550 Mitarbeitern arbeiten wir daran die Digitalisierung der Lieferkette noch weiter auszubauen Dabei geht es aber nicht immer nur um Investitionen in Software oder Anbindungen an andere Unternehmen Es gilt auch abzuwägen ob wir zum Beispiel mit einer Lkw-Voranmeldung arbeiten gemeint ist ein vordefiniertes Zeitfenster wann Lkws bei uns entladen oder beladen werden Aktuell ist dies aber noch nicht notwendig Schlotter Weit denn wir haben nicht nur Inselbereiche digitalisiert sondern ganzheitliche Prozesse Im Einkauf ging es um die holistische Automatisierung zum Beispiel Lieferantengesprächsvorbereitung der vormals hochgradig manuellen Excelbasierten Prozesse Diese Bewegung hin zu einem vollständig digitalisierten Einkauf mit automatisierten Prozessen gelang uns mit Tacto einer Einkaufssoftware für den industriellen Mittelstand Zusammen haben wir ein intuitives Einkaufscockpit entwickelt das sämtliche relevante Zahlen Daten und Fakten für unseren Einkauf aufzeigt um gezielt Risiken zu identifizieren und Maßnahmen abzuleiten Zudem ermöglicht die gestiegene Transparenz über unser Lieferantenportfolio insbesondere in Bezug auf Lieferzeiten und Artikel eine gezielte Weiterentwicklung unserer Lieferanten ❸ Trommer Da der Bereich der indirekten Beschaffung im produzierenden Mittelstand groß ist und die Betriebsund Geschäftsausstattung von Handund Messwerkzeugen über persönliche Schutzausrüstung und Hilfsbetriebsstoffe bis hin zu Büromaterialien umfasst steckt in dessen Organisation riesiger Aufwand Obwohl wir heute erst ein gutes Drittel aller indirekten Beschaffungsvorgänge über die eProcurement-Plattform abwickeln gingen unsere Pläne einer Prozessverschlankung und Ablaufoptimierung auf Mit der Plattform wurden Mitarbeitende an Schlüsselbedarfsstellen befähigt selbstständig anhand von abgestimmten Lieferantenkatalogen und verhandelten Sortimenten Waren und Produkte zu bestellen Die Einkaufsabteilung verhandelt nur noch die Konditionen und kann bei Unregelmäßigkeiten im Bestellverhalten eingreifen Über alle Abteilungen hinweg sparen wir pro Bestellung etwa eine Stunde Arbeitszeit Meyer Wettbewerbsfähigkeit heißt heute schon lange nicht mehr nur das beste Produkt zu haben sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette exzellent zu agieren Wie eng sich vertraglich verbundene Unternehmen als Lieferant und Auftraggeber eigentlich vernetzen müssten ist hochspannend In Zeiten wie diesen wo große Unsicherheit in der Supply-Chain herrscht kommt es umso mehr auf Kommunikation mit dem Partner an Ein partnerschaftliches Verhältnis das über die Jahre kontinuierlich aufgebaut und vertieft wurde zahlt sich nun aus Schlotter Wir sind spezialisiert auf Bearbeitungszentren Automationsund Systemlösungen in der Automobilindustrie haben uns aber auch in der Landund Baumaschinenbranche sowie in der Hydraulik Pneumatik und Medizintechnik bewährt Mit Tacto konnten wir den Einkauf innerhalb kürzester Zeit abgestimmt auf unsere Anforderungen digitalisieren – ganz ohne IT-Ressourcen Wenige Wochen nach der Implementierung konnten wir starke Einsparungen und Effizienzsteigerungen im Einkauf sowie der Lieferantenverwaltung verzeichnen Beispielsweise durch automatisierte Datenauswertungen sowie digitalisierte Lieferantenselbstauskünfte Beeindruckend ist auch die Akzeptanz und Begeisterung unserer Mitarbeiter über die intuitiv zu bedienende Software – das kannte ich so vorher nicht von anderen Softwareprojekten 6 l 2022