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4 l 2022 10 l Office KOmmuniKatiOn l Automatisierung Virtuelle KOllegen beim DOKumentenmanagement Das papierlose büro und die Digitalisierung von inhalten sind wichtige etappenziele beim modernen Dokumentenmanagement einen Schritt weiter geht es wenn manuelle eingriffe auf ein minimum reduziert werden und aufgaben in die virtuellen Hände von robotic Process automation rPa gehen Autor Heinz Wietfeld Redaktion Sabine Narloch ➤ Automatisierung ist der nächste logische Schritt nach der Digitalisierung von Inhalten und Dokumenten der Markt für entsprechende Softwarelösungen wächst kontinuierlich So soll laut Statista der weltweite Marktwert allein für Robotic Process Automation bis zum Jahr 2023 mehr als zehn Milliarden US-Dollar erreichen Robotic Process Automation beschreibt die Automatisierung von hochvolumigen repetitiven manuellen oder potenziell fehleranfälligen Aufgaben und Prozessen durch sogenannte Softwareroboter Dabei ist wichtig dass die Prozesskandidaten auf strukturierten Daten beruhen und regelbasiert sind Aus diesem Grund eignen sich insbesondere datenund dokumentenintensive Arbeitsabläufe wie beispielsweise das Übertragen von Daten von einem System in ein anderes das Weiterleiten von Rechnungen oder das Auslösen von Aktionen wie dem Versand einer Bestätigungsnachricht des Kundenservice Die Softwareroboter operieren wie ihre menschlichen Kollegen auf der Ebene der Benutzeroberfläche Das bietet Flexibilität beim Einsatz von RPA So können zum Beispiel auch Bestandslösungen für Bi l d h i g y o u - 1 2 3 r f die keine modernen Schnittstellen verfügbar sind unkompliziert eingebunden werden Es gibt jedoch auch Unterschiede im Vergleich zu den menschlichen KollegInnen Die Bots arbeiten 24 7 ohne Ermüdung Langeweile oder Flüchtigkeitsfehler – ganz egal wie eintönig der Arbeitsschritt ist Mitarbeitende werden so entlastet und können sich auf höherwertige und spannendere Aufgaben konzentrieren die einen echten Unterschied für die Customer Experience machen wie eine maßgeschneiderte empathische Kundenberatung Hinzu kommt dass der Kontakt der Teams mit sensiblen Daten minimiert wird was Risiken hinsichtlich der Compliance und Sicherheit reduziert Nicht in Einzelprozessen verlieren Aufgrund der vergleichsweise einfachen Implementierung und der Option auch kleinteilige Einzelprozesse zu automatisieren kann die Technologie als guter Einstieg in die Automatisierung angesehen werden Häufig begehen Unternehmen dabei jedoch den Fehler sich zu lange auf nur wenige Einzelprozesse zu beschränken