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3 l 2022 20 l Öffentlicher Sektor l Videokommunikation in Behörden etablierten IT-Landschaft zu haben Die Lösung sollte konform mit der Datenschutzgrundverordnung DSGVO sein Außerdem sollte sie alle wichtigen und gängigen Kommunikationsfunktionen wie Video Chat und Audio das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder das kurzfristige Hinzufügen von weiteren Gesprächsteilnehmern umfassen um den Bürgerinnen und Bürgern eine fundierte digitale Beratung zu ermöglichen ❹ Umfragen zur Kundenzufriedenheit erstellen Gab es Hürden um dem Beratungsgespräch beitreten zu können? Fühlen sich die Bürgerinnen und Bürger gut beraten oder schränkt sie diese Lösung eher ein? Wie kann die Videokommunikation für sie noch angenehmer gestaltet werden? Um langfristig weiter Barrieren abzubauen und um auch Personen die weniger technisch versiert sind in diese Kommunikationsform miteinzubinden und davon zu überzeugen sind Umfragen wichtig Möglichkeiten für Feedback und Analysen können Auskunft über den Kundennutzen geben und Antworten liefern um die Lösung eventuell zu optimieren Indem das System automatisch virtuelle Anfragen und durchgeführte Gesprächsminuten zählt lässt sich die Akzeptanz digitaler Terminangebote messen Eine Endto-End-Verschlüsslung sorgt dabei dafür dass personenbezogene Daten die Infrastruktur nicht verlassen Taktgeber für eine digitale Verwaltung Der Videokommunikation kommt zukünftig weiterhin eine wichtige Schlüsselrolle zu Sie bleibt entscheidend um öffentliche Dienstleistungen zu modernisieren sowie Arbeitsplätze ortsunabhängig zu gestalten Laut dem Sachstand zum demografischen Wandel im öffentlichen Dienst vom Deutschen Bundestag 2020 werden in den nächsten zehn Jahren etwa ein Viertel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in den Ruhestand eintreten Auch diese sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Behörden berücksichtigen Dabei können Videolösungen eine große Rolle spielen um den Beschäftigten mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes sowie in ihrer Arbeitsweise zu bieten was die Attraktivität von Behörden als Arbeitgeber erhöht Zudem kann die Videokommunikation eine einfachere Bürgerbeteiligung an Regierungsprozessen -entscheidungen und -dienstleistungen ermöglichen Dabei kann sie ortsunabhängig stattfinden Dadurch ist sie in der Lage menschliche Nähe mit der kompetenten Beratung eines Vor-Orts-Termins zu verbinden sowie digitalen Komfort und hohe Benutzerfreundlichkeit zu ermöglichen Peter Voigtmann Senior Enterprise Architect und CEO bei Voigtmann die Zukunft ist digital aBer Bitte dsgVOkOnfOrm ➤ Zu Beginn der Corona-Pandemie mussten viele Organisationen ihre geschäftstätigkeiten in digitale kanäle umlenken statt meetings in Büroräumen und flurgesprächen gab es Video-Calls und Onlinekonferenzen um diese schnell umzusetzen hatten viele unternehmen datenschutzbedenken vorerst links liegen lassen klein geredet oder ihnen schlicht keine große Beachtung geschenkt schließlich stand die geschäftskontinuität an oberster stelle doch dieses Vorgehen war und ist ein spiel mit dem Bußgeldfeuer Bereits mitte 2020 hatte die Berliner Beauftragte für datenschutz und informationsfreiheit BlnBdi eine kurzprüfung etablierter Videokonferenzdienste veröffentlicht um Berliner unternehmen Behörden und Vereine bei ihrer Wahl einer entsprechenden lösung zu unterstützen das ernüchternde resultat Weit verbreitete systeme wie microsoft teams skype Zoom google meet gotomeeting und Cisco Webex sind demnach nicht datenschutzkonform im nachgang meldeten sich jedoch mehrere der anbieter bei der BlnBdi um zusammen etwaige mängel zu beseitigen einige dienste hatten so in einer aktualisierten fassung der Prüfung eine bessere Bewertung – aber längst nicht alle eines der kriterien war beispielsweise die umsetzung des eugHurteils „schrems ii“ dieses hatte neue anforderungen an datenexporte in drittländer außerhalb der eu und des europäischen Wirtschaftsraums eWr festgelegt laut denen nur absolut notwendige und von nutzerinnen gewilligte datenströme in drittländer wie die usa fließen dürfen nicht jeder pflichtete aber der Berliner datenschützerin bei unter anderem widersprach microsoft ihrem urteil bezüglich schrems ii die datenschutzexperten der Consultingfirma isico merkten wiederum in einer analyse der BlnBdi-Prüfung an dass sie sich lediglich auf vertraglich festgehaltene regelungen beziehe jedoch wichtige andere aspekte außen vor lasse laut isico führe die einschätzung der BlnBdi daher nicht automatisch dazu die entsprechenden anbieter ausschließen zu müssen Vielmehr sollte im einzelnen geprüft und für jeden anwendungsfall entschieden werden „im Übrigen bleibt abzuwarten ob sich weitere aufsichtsbehörden der kritik der Berliner Behörde anschließen“ so die Berater von isico nichtsdestotrotz sind viele unternehmen Behörden und andere Organisationen aktuell bezüglich des einsatzes von Videokommunikationslösungen verunsichert Wollen sie sichergehen dass ihr dienst dsgVOkonform arbeitet kann es hilfreich sein sich an lösungen aus deutschland oder der eu zu orientieren diese anbieter haben ihre unternehmenssitze in der regel ebenfalls in der eu und verarbeiten dort auch die erhobenen daten maja smoltczyk die damalige Berliner datenschutzbeauftragte bekräftigte „es gibt mittlerweile ausreichend viele rechtskonform nutzbare dienste für verschiedenste einsatzzwecke “ nichtsdestotrotz sind aber auch teams Webex und Co nicht grundsätzlich ausgeschlossen aktuell stehen finale urteile aber noch aus inwiefern sie datenschutzkonform betrieben werden können das stellt vor allem für hiesige Behörden eine wichtige Hürde dar LS