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10 l 2020 office & Kommunikation l Digital Workplace l 33 Richtig umgesetzt kann dieses Konzept ein Mehr an Produktivität bieten und die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern Fehler schleichen sich ein Die Technik der Videokonferenz ist aber längst nicht neu bereits seit vielen Jahren sind verschiedene Plattformen und die entsprechende Hardware auf dem Markt verfügbar Trotzdem stellt besonders der jetzige umfassende Einsatz ohne den die Geschäftsfähigkeit vieler Unternehmen in der Hochphase der Pandemie oftmals kaum mehr aufrechterhalten hätte werden können Betriebe und Mitarbeiter vor neue Herausforderungen Denn besonders wenn es schnell gehen muss und das musste es im vergangenen März häufig können sich Fehler einschleichen und neue Hürden auftreten Für eine reibungslose Nutzung von Videokonferenzplattformen ist daher nicht zuletzt ein strukturierter Wandel der gesamten Arbeitsprozesse notwendig Unternehmen und Teams sollten sich zuerst auf eine einheitliche Lösung verständigen um problemfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten Gerade in den ersten Monaten der Pandemie kamen in vielen Betrieben und selbst in einzelnen Abteilungen mehrere Dienste parallel zum Einsatz Aber auch nach einer Entscheidung für eine Lösung sind eine ständige Beobachtung und eine Bewertung der Plattform wichtig um Schwierigkeiten bei der Nutzung zu erkennen und umgehend zu beheben Nur so kann das Tool die Anwenderakzeptanz gewinnen und bestmöglich im Arbeitsalltag unterstützen Investitionsbereitschaft gefordert Voraussetzung für einen strukturierten Wandel der Arbeitsprozesse mithilfe von Videokommunikation ist aber auch die Bereitschaft in hochwertige Technik sowohl Softals auch Hardware zu investieren Eine hohe Tonund Bildqualität spielt eine ebenso wichtige Rolle wie eine intuitive und auch für unerfahrene Anwenderinnen und Anwender zugängliche Nutzeroberfläche Der erste Schritt ist dabei sich über die individuellen Anforderungen im Unternehmen klar zu werden Wird eine Chat-Funktion benötigt? Sollen mit der Lösung auch Online-Seminare realisierbar sein? Ist eine mobil verfügbare Lösung gewünscht? Und nicht zu vergessen Welche Videokonferenzplattform ist mit den IT-Sicherheitsanforderungen des Unternehmens vereinbar? Hier gibt es nicht unerhebliche Unterschiede bei den verschiedenen Anbietern die vor dem Einsatz genau geprüft werden sollten vor allem auch in Hinblick auf den Datenschutz und die Frage welche Daten in welche Hände gelangen dürfen Doch der erfolgreiche Einsatz einer entsprechenden Lösung ist nicht nur eine technische Frage sondern vor allem auch eine Frage der Kommunikation Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die dezentrale Arbeit gerüstet sind sollten Unternehmen sie frühzeitig schulen mit den Systemen vertraut machen und auch die Entwicklung von Verhaltensregeln im virtuellen Umgang kann sich anbieten Kosten langfristig planen Eine einheitliche Lösung ist gefunden alles scheint problemlos zu funktionieren und das gewählte System wird den Ansprüchen aller Mitarbeiter gerecht Aber dann kommt die Überraschung Laufende Kosten für die Anwendung sprengen das Budget des Unternehmens Denn nicht alle Lösungen bleiben auch nach der Testphase langfristig gebührenfrei IT-Entscheider müssen sich daher frühzeitig über mögliche Kosten informieren und entsprechend für die Zukunft kalkulieren Das gilt nicht nur für die Anwendung selbst sondern auch für die technische Ausrüstung Konferenzräume müssen künftig etwa mit entsprechenden Kameras Lichtund Tontechnik ausgestattet werden Und auch für virtuelle Veranstaltungen ist eine leistungsfähige Infrastruktur notwendig um professionelle Auftritte mit Livestream Live-Chats und Co realisieren zu können Warum sind diese Veränderungen und Investitionen wichtig? Der Einsatz von virtuellen Meetings und Videokommunikation hat sich in der Arbeitswelt etabliert und wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen Denn die digitalen Lösungen sind bereits ein zentraler Bestandteil geworden ob im Homeoffice oder im Kundenmeeting Umso wichtiger ist es die virtuelle Kommunikation weiter auszubauen und die passenden Wege und Prozesse festzulegen Neben Videokonferenzplattformen können Kollaborationstools helfen die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen Sie integrieren zuvor getrennte Systeme wie E-Mail Chat Video und File Sharing Virtuelle Teambuilding-Maßnahmen wie ein kreatives Brainstorming per Videochat sind darüber hinaus eine weitere Idee um die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern Sobald dieses Zusammenspiel im Arbeitsalltag gelingt sind auch informelle Meetings wie eine gemeinsame Mittagsoder Kaffeepause denkbar sodass soziale Interaktion auch virtuell möglich ist Und wer weiß vielleicht empfinden wir Online-Events und einen Kaffeeklatsch mit Kollegen über den Computerbildschirm in Zukunft als völlig normal Alexander Nohles ist Head of Technical Department beim Frankfurter Telekommunikationsanbieter Byon Anwendertipps für eine erfolgreiche Videokonferenz u Vor der Videokonferenz sicherstellen dass die technischen Voraussetzungen Ton und Webcam funktionieren u Die Kamera so einstellen dass Blickkontakt mit dem Gegenüber gewährleistet ist u Auf eine gerade Körperhaltung achten u Pünktlich einwählen u Einen Moderator festlegen der durch die Videokonferenz führt sodass kein Stimmengewirr entsteht u Deutlich und mit angepasster Geschwindigkeit sprechen u Abstimmen welcher Teilnehmer seinen Bildschirm teilt u Nebengeräusche minimieren indem Mikrofon richtig positioniert ist Wenn kein Wortbeitrag erfolgt stumm schalten muten