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22 l office & Kommunikation l Social Collaboration 8 l 2020 15 8 Prozent allerdings nach wie vor die Verbesserung der Unternehmenskultur das wichtigste Ziel Im Fokus stehen dabei vor allem die interdisziplinäre Zusammenarbeit Innovationsorientierung Veränderungsbereitschaft und Technologieaffinität Eine zögerliche Haltung kann an den Hemmnissen für die Einführung von Social-Collaboration-Tools liegen Diese bestehen vor allem in den Bereichen Anschaffungsund Implementierungskosten Kosten für die notwendige Infrastruktur zum Beispiel zur mobilen Anbindung aller Mitarbeiter sowie dem Risiko der unbefugten Weitergabe von Nutzerund Geschäftsdaten Datenschutz Diese Hindernisse sind laut Einschätzung der Teilnehmer in den letzten fünf Jahren konstant geblieben Und selbst wenn diese Hürden zur Einführung von SocialCollaboration-Tools überwunden werden heißt das nicht automatisch dass Mitarbeiter sie auch einsetzen So äußern viele Studienteilnehmer Bedenken die Nutzung der Tools könnte sich nicht durchsetzen Damit Unternehmen eine hohe Akzeptanz unter der Belegschaft erzielen so der Rat der Studien-Autoren sollten sie ein entsprechendes Change Management umsetzen was in der Realität jedoch noch nicht der Fall ist Rund 70 Prozent aller Unternehmen ergreifen keinerlei Maßnahmen um die Akzeptanz von Social-Collaboration-Tools bei Mitarbeitern zu erhöhen Wer überhaupt Veränderungsmanagement durchführt konzentriert sich auf die Unterstützung durch die Unternehmensleitung 30 5 Prozent Weniger im Fokus stehen die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie die Zeit um sich damit auseinanderzusetzen Kaum verwunderlich also dass nur rund ein Viertel der Mitarbeiter mit dem Ablauf der Einführung zufrieden ist Dagegen erzielen Unternehmen mit umfassenden Change-Management-Maßnahmen eine höhere Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und eine deutlich gestiegene Arbeitseffizienz Auch die Bedeutung von Cloud-Technologien steigt im Zuge der Digitalisierung und der Verwendung immer stärker fortgeschrittener Social-Collaboration-Tools Aktuell berichten 17 5 Prozent der Teilnehmer von bereits abgeschlossenen Projekten zur Einführung von ➤ Laut Social Collaboration Studie 2020 arbeiten MitarbeiterInnen die digitale Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen rund 40 Prozent effizienter Aktuell zeigt sich daher umso mehr Unternehmen in denen schon vor der Krise virtuell vernetzt gearbeitet wurde können nicht nur flexibel auf Ausnahmesituationen reagieren Sie stellen gleichzeitig sicher dass die Mitarbeitenden langfristig produktiv arbeiten Doch auch bei Unternehmen die lange zögerlich waren und digitale Tools in den letzten Wochen und Monaten oft im Hauruck-Verfahren eingeführt haben zeigt sich nun Zumindest die ersten Schritte der digitalen Kommunikation funktionieren Dabei empfiehlt sich für Unternehmen generell auf eine schlanke Tool-Landschaft zu setzen in der die Werkzeuge klar in ihren Anwendungsfällen voneinander abgegrenzt sind So nutzen wir zum Beispiel intern Microsoft Teams für die dynamische Gruppenarbeit Yammer als Social Network unser Intranet basierend auf Sharepoint Online und Powell 365 für die verlässliche Informationsund Wissensablage sowie Teamwork für die Projektarbeit Dabei darf bei aller Digitalisierung aber auch eines nie außer Acht gelassen werden die Unternehmenskultur Die Studie zeigt dass immer noch rund 70 Prozent der Unternehmen keine Change-Maßnahmen ergreifen Dabei ist eine frühzeitige und umfassende kommunikative Begleitung bei der Einführung neuer Tools essenziell Den digitalen Arbeitsplatz einfach nur anzubieten reicht nicht Die MitarbeiterInnen müssen auch verstehen wie warum und für was sie die neuen Werkzeuge verwenden sollen Kurz Sie müssen die Tools kennen -lernen diese anwenden können zum Beispiel durch Schulungen Howto-Videos HilfeCommunities und sie auch nutzen wollen Eine wichtige Rolle spielen dabei die Führungskräfte die Orientierung und Leitplanken vermitteln und mit positivem Beispiel vorangehen sollten Mein Tipp Nutzen Sie die Tools aktiv Klinken Sie sich zum Beispiel täglich in digitale Diskussionen im internen Social Network ein und erfahren Sie so wo es noch Klärungsbedarf gibt oder Hilfestellungen benötigt werden Sorgen Sie mit digitalen Statements wie Arbeitsanweisungen für Verbindlichkeit und vergessen Sie nicht Ihre MitarbeiterInnen zu loben persönlich und virtuell! Wieso weshalb warum ? Lutz Hirsch CEO der Intranet-Agentur Hirschtec Bild Hirschtec Die Einführung und Nutzung von Social Collaboration in Unternehmen ist deutlich fortgeschritten Während 2016 bei 43 2 Prozent der Befragten entsprechende Projekte noch keine Rolle gespielt hatten beschäftigen sich derzeit bereits zwei Drittel der Unternehmen mit Social Collaboration Hinzu kommt dass knapp ein Fünftel der Social-Collaboration-Initiativen abgeschlossen ist Dagegen gibt es nur noch bei weniger als einem Drittel der Unternehmen 29 Prozent überhaupt keine Projekte zur Einführung solcher Tools Quelle Deutsche Social Collaboration Studie 2020 TU Darmstadt Campana & Schott