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7 2024 SECurity l Datenschutz l 23 Wer Daten mit anderen teilen und gleichzeitig deren Schutz sicherstellen will braucht eine verlässliche umfassend verschlüsselte Lösung Das leisten virtuelle Datenräume VDR Virtual Data Room Sie bieten hohe Sicherheitsstandards und ermöglichen Dokumente sicher aufzubewahren und ausschließlich denen zugänglich zu machen die entsprechende Rechte besitzen So können interne Abteilungen wichtige Dokumente innerhalb ihrer Teams austauschen ohne dass andere Teams ebenfalls in diesen Dokumenten arbeiten und damit das Risiko eines Datenlecks steigt Auch beim externen Datenaustausch mit Geschäftspartnern Kunden oder Lieferanten ermöglichen Datenräume eine effiziente sichere Kommunikation Durch den Einsatz von verschlüsselten Übertragungswegen und Zugriffsberechtigungen wird sichergestellt dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die ausgetauschten Daten haben Somit wird die Einhaltung diverser Datenschutzbestimmungen garantiert ohne dass Unternehmen auf externe Dienstleister oder zusätzliche IT-Fachkräfte angewiesen wären Hinzu kommt dass Funktionen wie die Versionskontrolle von Dokumenten dabei helfen Transparenz zu schaffen und reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen – unabhängig von den Standorten der Teams Dank der Speicherung in einem sicheren Datenraum sind die Dateien auch in der Zusammenarbeit vor Datenverlust und Cyberangriffen geschützt Als Nebeneffekt steigt die Produktivität Denn mit virtuellen Datenräumen können sensible Informationen unkomplizierter von Anach Btransferiert werden Must-Haves für sichere Datenräume Um sicherzustellen dass die Sicherheitsvorkehrungen in virtuellen Datenräumen den regulatorischen Anforderungen entsprechen sind bei der Anbieterauswahl mehrere Punkte zu beachten u Verschlüsselungsmethode Wer auf Nummer sicher gehen möchte dass alle Daten vollumfänglich geschützt sind sollte den Datenraum per Endezu-Ende-Verschlüsselung nach dem Zero-Knowledge-Prinzip absichern Dabei werden die Daten verschlüsselt bevor sie von einem Gerät versendet werden und werden auch erst auf dem Gerät des Empfängers wieder entschlüsselt Das Zero-Knowledge-Prinzip garantiert dabei dass die Daten nicht von Unbefugten eingesehen werden können – auch nicht vom Betreiber der Lösung u Verwaltung der Zugriffsrechte Granular einstellbare Zugriffsrechte garantieren dass der Zugang auf die abgelegten Dokumente nur Befugten möglich ist u Datenresidenz Für die Speicherung personenbezogener Daten ist durch die DSGVO klar vorgeschrieben dass diese nur auf Servern innerhalb der EU oder in einem als sicheren Drittstaat anerkannten Land gespeichert werden dürfen Daher braucht es eine Lösung die verschiedene Server-Standorte anbietet und Unternehmen die Wahl lässt wo die Daten gehostet werden u Nutzungsfreundlichkeit Eine nutzungsfreundliche Anwendung vereinfacht die Einführung im Unternehmen und verursacht dabei kaum Trainingskosten Bietet sie zudem noch eine Integrationsmöglichkeit in gängige Programme wie Microsoft Outlook und Teams wird eine nahtlose sichere Zusammenarbeit problemlos möglich und beugt somit auch Schatten-IT vor u Hilfreiche Helfer Zusätzliche Tools wie eine eSign-Option erweitern nicht nur das Angebotsportfolio einiger Anwendungen sondern helfen auch dabei viele Prozesse zu vereinfachen So werden schnell und unkompliziert Fortschritte in der digitalen Zusammenarbeit erreicht und die Produktivität im Unternehmen gesteigert Datensicherheit von Anfang an Mit der Nutzung eines virtuellen Datenraums können Unternehmen die regulatorischen Anforderungen erfüllen ohne einen Chief Digital Officer berufen zu müssen der die Verantwortung für die Sicherheit der verschiedenen Software-Lösungen trägt Dadurch werden Unternehmen in puncto IT-Sicherheit zwar nicht vollständig entlastet jedoch ist ein wichtiger Schritt getan um den Schutz der Daten von Kunden Mitarbeitern und Stakeholdern sicherzustellen und ihr Vertrauen zu erhalten Peter Stössel ist Chief Revenue Officer bei Tresorit FAQs zu virtuellen Datenräumen ➤ VDR-Anbieter Sterling Technology hat auf seiner Webseite die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema VDR zusammengetragen Im Folgenden ein Auszug ❶ Was ist ein sicherer Datenraum? Datenräume oder VDRs sind cloudbasierte hochsichere Speicherzentren die für die Ablage und den Austausch vertraulicher Informationen genutzt werden Unternehmen greifen darauf für die gemeinsame Nutzung von Finanztransaktionen Immobilien oder medizinischen Forschungsergebnissen und vielem mehr zurück ➋ Wie unterscheiden sich VDRs von Plattformen wie Box oder Dropbox? File-Sharing-Lösungen wie Box und Dropbox sind eine kostengünstige Möglichkeit Informationen auszutauschen Sie sind jedoch nicht speziell für die Geschäftsabwicklung konzipiert Das heißt sie bieten keine wichtigen Funktionen wie Fragen und Antworten und benutzerdefinierte Berichte Auch bieten sie nicht die robusten Sicherheitsvorkehrungen die die meisten VDRs haben Während Box und Dropbox vollständig selbstverwaltet sind verfügen VDR-Anbieter über ein Kundendienstteam das rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr zur Verfügung steht um Nutzer bei Bedarf zu unterstützen ❸ Wie viel kostet ein VDR? Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten da es viele Variablen zu berücksichtigen gibt Es hängt davon ab wie lange Nutzer einen Datenraum benötigen und wie viele Daten sie darin speichern müssen Als Richtwert ist davon auszugehen dass man für ein kleines Geschäft das drei bis sechs Monate dauert mindestens etwa 1 700 Euro zahlen muss