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8 l 2020 28 l office & Kommunikation l Input Management Effektivere Dokumentenprozesse mit KI Bei der Anschaffung eines neuen Input Managements tragen in vielen Unternehmen Fachabteilungen zunächst ihre Bedenken vor Ins Feld geführt werden Datenschutz Administration Kosten und auch die Befürchtung sich einen proprietären Monolith ins Haus zu holen der früher oder später mit den Anforderungen nicht Schritt halten kann Doch heutige Autor Daniel Szlapka Redaktion Sabine Narloch Systeme arbeiten anders ➤ Einer der größten Knackpunkte bei der automatisierten Verarbeitung von Briefpost ist Jeder Absender schreibt zentrale Informationen wie Mandanten-Vorgangsoder Rechnungsnummern anders oder an anderer Stelle Für die Klassifizierung eines Dokumentes sind Variablen fehlende oder fehlerhafte Informationen sowie unterschiedliche Schreibweisen eine echte Herausforderung Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext erkennt in welchen Prozess an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte muss ein Input-Management-System dafür per Hand konfiguriert werden Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen muss ein Bearbeiter vorgeben wie Zahlen aus Feldern oder Tabellen Texte aus Formularen oder unformatierten Dokumenten übernommen und richtig in Zielsysteme übertragen werden Hier fangen die Probleme an vor allem für Unternehmen die täglich hunderte Seiten automatisch verarbeiten sowie Dutzende verschiedene Dokumentenklassen beherrschen müssen Die Erkennungsrate sinkt die Präzision also die richtige Zuordnung lässt nach und der Automatisierungsgrad des Systems reduziert sich immer mehr Als Folge steigen bei vielen Altsystemen die Aufwände für die Systempflege und vor allem die händische Nachbearbeitung der Datenextraktion und Prozesszuordnung Zukunftstaugliches Input Management Input-Management-Lösungen sind mittlerweile oftmals modular aufgebaut und basieren auf aktuellen weitreichenden Datenbankund Software-Standards So bildet beispielsweise das Programmierprinzip Rest Representational State Transfer eine Schnittstelle über die verteilte Systeme und vor allem vernetzte Webservices kommunizieren Solche Input-Management-Systeme arbeiten mit Micro Services die auf einer gemeinsamen Software-Plattform basieren Änderungen an einzelnen Micro Services haben keine Rückwirkungen auf ältere oder das Gesamtsystem Sie sind anders als früher schneller und agiler in die Anwendung zu integrieren aus diesem Grund entwicklungsfähig und ermöglichen einen schnellen Rollout auch neuer Micro Services Darüber hinaus sind solche Input-Management-Lösungen oft variabel einsetzbar On-Premises in der Cloud oder in einer hybriden Installation Sie funktionieren meist mit Bild fs Quelle 123rf fotolia